上海市医疗保险事业管理中心档案委托保管费单一来源单一来源公示

采购人： 上****中心

项目名称： 档案委托保管费

拟采购的货物或服务的说明：

拟采购的货物或服务的预算总金额（元）： 1130000

采用单一来源采购方式的原因及说明： 根据人力资源和社会保障部对社会保险档案管理的有关要求，上****中心（以下简称"****中心"）为缓解市、区两级医保业务经办机构档案保管库房压力，统一集中保管了市、区医保经办机构（****中心和17****中心）的部分医保业务档案。2014年，****中心根据市财政政府采购的相关要求，通过公开招标方式向社会公开遴选档案托管服务供应商，最终华信档案管理（上海）有限公司（以下简称"华信公司"）中标。截至2025年底，****中心已向华信公司累计移交自2000年起集中数字化处理的各类医保档案共30.67万盒。该项目自2015年起一直采用单一来源采购方式，2026年仍申请沿用该方式，具体理由如下：
一、服务的延续性
医保档案数量庞大、分类复杂，涉及参保人员缴费记录、待遇结算、异地就医等核心业务数据，时间跨度长、关联性强。华信公司已积累了十余年的档案管理经验，对档案的分类体系、存放布局、检索逻辑高度熟悉。若更换服务方，需重新进行档案清点、编目、迁移，耗时长、成本高，且极易造成档案错乱或遗失，会影响日常业务查询和审计调阅。
二、服务的稳定性
经过多年合作，华信公司已建立起成熟的档案出入库管理流程和应急响应机制，****中心业务系统形成了稳定的对接协作关系。其服务团队熟悉医保档案管理规范和操作流程，能够保障档案服务的连续性和一致性，避免因服务方变更带来的磨合期和过渡风险。
三、档案的安全性
医保档案涉及大量参保人员的个人隐私和敏感信息，对存放环境、安防措施和保密管理有严格要求。华信公司已按照相关标准配备了恒温恒湿库房、消防报警系统、门禁监控及防潮防虫等设施，并建立了完善的档案保密管理制度。更换托管方将增加档案在搬运、交接过程中的信息泄露和物理损毁风险。
四、搬迁成本高昂，过渡风险突出
****中心需托管的医保档案种类多、数量大，其中部分档案根据人力资源和社会保障部相关规定保存期限长达100年。仅2000年至2025年的医保档案整理和移库工作就预计需要超过三个多月的时间，如实施搬迁将耗费大量人力、物力和时间，给日常档案管理工作带来不利影响。
五、区位优势明显，满足限时调阅需求
华信公司档案仓库位于康桥，****中心物理距离在25公里以内，是同类企业中距离最近的档案仓储单位，也****中心限时调阅和查收档案要求的单位。
六、仓储能力充足，满足长远规划
华信公司拥有1.8万平方米的档案库房面积，容积达3.3万立方米，****中心档案管理长期存储需求的仓储能力。
七、技防设施完善，达到行业领先水平
华信公司档案仓库的服务管理和设备设施建设已达到市档案局关于档案仓储的"九防"要求。****中心在本市的走访调查，其现代化设备设施水平位于本市同类型企业前列。
八、企业资质齐全，管理体系规范
华信公司除具备档案管理相关资质外，还取得了商业文档储存质量管理体系认证（ISO 9001），企业管理规范、资质完备。
综上所述，鉴于医保档案的特殊性质，以及华信公司在服务延续性、稳定性、安全性、区位优势、仓储能力和技防水平等方面的综合优势，依据《中华人民共和国政府采购法》第三十一条的相关条款之规定，我中心申请采用单一来源方式向华信档案管理（上海）有限公司采购"档案委托保管费"项目。

名称： 华信档案管理（上海）有限公司

地址： 中国（上海）****路****号1幢3层

2026年09月14日 至 2026年09月20日

1.采购人

联 系 人： 卢义春

联系地址： ****路****号

联系电话： 189****2519

2.财政部门

联 系 人：

联系地址：

联系电话：

3.采购代理机构

联 系 人： /

联系地址：/

联系电话：/

六、附件