关于13333箱托管病历仓储及数字化扫描服务需求调研的公告

关于13333箱托管病历仓储及数字化扫描服务需求调研的公告

为进一步提升我院病案管理效能，规范病历档案的仓储与数字化处理工作，现拟对存放于东莞常平的一批托管病历开展仓储及数字化扫描服务需求调研。诚邀具备相关资质与履约能力的供应商参与本次调研，具体事项公告如下：

一、调研项目概况

本次调研涉及存放于东莞常平的托管病历，具体明细如下：

仓储规模：13,333箱（规格：45cm×32cm×25cm）；

病历总量：919,356份；

待扫描量：184,308份。

二、服务期限

本次仓储托管服务期限为19个月（从2026年10月至2028年5月）。

三、报价要求

请针对上述病案，按以下三个维度分别提供报价（从2026年10月至2028年5月）。

●托管费；

●扫描费；

●托管费（年）+ 扫描费（元）综合报价。

四、供应商资质要求

1.供应商需具有一个或以上的医院托管案例（三甲及以上规模的医院），需提供业绩复印件/扫描件，格式自拟并加盖供应商公章。

2.供应商需保证能适用自主可控的交通工具在2小时内送达病历原件，路线为仓库起始至东莞市人民医院。

五、核心服务要求

1. 交接与运输：供应商负责每一份病案出库、清点、人工录入条码历史病历信息及物流运输（耗时较长，需要半年左右），相关费用包含在托管费内。如托管到期需负责协助后续托管公司进行上述病案交接步骤。

2. 配备病案示踪系统，确保病案完整及信息安全。

3. 调取响应：提供不限次数、不限节假日的调取服务。接到需求后2小时内送达原件或提供电子版，费用由供应商承担。扫描件须生成PDF格式，以“住院号_出院年月日”（例如：345678_20260715.pdf）命名。

4. 仓库标准

●托管仓库应当符合档案管理库房建设的基本要求，配备的设施应当符合防火、防盗、通风干燥、恒温恒湿的要求。

●库房管理应当设置专人专岗管理，不定期巡查库房。供应商库房每季度至少接受采购人检查一次。供应商仓库未符合纸质病历存放要求须无条件进行整改

●病案库房作为重点防火部门,专业人员应定期检测消防设施,保持设备性能良好;灭火器定点放置，不得随意移动，并按消防要求定期进行更换。

●病案库房配备防盗门窗,并保持良好的工作状态。

四、违约责任摘要

1. 交付不符或拒绝整改、逾期超15日、违规转让、累计违约达3次，采购人有权解除合同并要求支付合同总价20%的违约金。

2. 逾期交付每日按合同总额1%支付违约金。

3. 病案丢失按2,000元/份赔偿；污损按1,000元/页（无法修复按3,000元/页）赔偿；泄密按3,000元/份赔偿。造成严重后果的，另按应付款总额20%支付违约金并赔偿全部衍生损失。

五、 响应文件要求

请参与调研的供应商登录发送至东莞市人民医院采购管理系统注册账号后，认真填写附件《13333箱托管病历仓储及数字化扫描服务需求报价表》，确保填报信息真实、准确、完整，并于自调研公告发布之日起5日内将盖章扫描件电子版上传至我院采购管理系统。