长沙市文化旅游广电局2023世界旅游城市联合会长沙香山旅游峰会合同公告

标的6197471元，明细如下：

一、住宿5月9-12日三晚

二、用餐

①第一天自助餐中餐

②第一天欢迎晚宴

③第二天 自助餐晚餐

④第三天 自助餐中餐

⑤第三天 闭幕晚宴

⑥第四天自助餐中餐

⑦开幕式论坛+茶歇

⑧房间欢迎水果

⑨工作人员用餐

三、会场租赁

①所有会场提前搭建及彩排费用

②分会场（多功能厅）

③组委会办公间（****楼贵宾室1厅-2厅）

④休息室（****楼贵宾室3厅、梅溪湖3厅、梅溪湖5厅）

⑤公共事务工作区（安保工作间、医护工作间2间）

⑥功能区（媒体采访室、媒体工作间、三方会议洽谈室）

四、交通

①大交通

②接送站

③备用车

④日租车

⑤夜间考察用车

五、考察费用

六、会务科技（中英文会务系统）

七、综合保障

①文稿撰写（主持词撰写、考察导游词撰写、对外宣传文案撰写、推介稿、讲话稿等）

②文字翻译（所有物料含会务手册的翻译、线路简介翻译、考察导游词翻译、上屏文件翻译、对外宣传翻译等）

③安保人员、安保设备《酒店、考察等场地安全保障（安保人员、安检门、x光机、水马、无人机反侦查设备、一米线等）》

④医护人员（酒店、考察医护人员）

⑤防疫（酒店、防疫包（每人一套）、口罩、额温枪、一次性防疫物资、核酸检测、医疗隔离室等）

⑥其他保障（质检、消防、通讯、网络、应急保障等）

八、人员及会务保障

①工作人员（速记、礼仪、云摄影、摄像、现场直播、媒体）

②翻译人员（中英陪同翻译、中法陪同翻译、中西陪同翻译、交传翻译）

③志愿者（中英志愿者、法/俄/西志愿者、志愿者保险及服装）

④主持人（欢迎晚宴、闭幕晚宴、2个分会场主持人）

⑤节目演艺（开幕式/闭幕式晚宴省歌剧院定制节目）

九、物料类

①印刷物料（资料带、会议手册、PVC证件、接机/站牌、考察车头牌、考察车头贴、焰火转场手举牌、手边单、定位贴、房卡套、定制签到本、议程单、邀请函、酒店欢迎卡片、A4席位卡、话筒盒子、倒计时牌、餐券、车辆通行证等）

②购买物料（礼品、笔、发言夹、雨伞、鞋套、抽纸、湿纸巾、矿泉水、免洗手液、口罩、医用急救箱、额温枪、租赁贵宾沙发等）

③租赁物料（领导席沙发、前期办公彩色、黑白打印机等）

十、工作人员及其他

①工作人员（一对一/多工作人员、接送站/机工作人员、VIP金牌中英导游（考察）、前期驻场办公餐费及会期住宿、话费补贴）

②筹备费用（黑白、彩色打印机、电脑租赁及耗材等）

③会期保障会用（会期工作人员（志愿者、摄像主持、陪同翻译等）200人4天工作用餐）

④策划（所有主会场及分会场的流程策划、展现形式等）

⑤设计3d设计：酒店外场（含立体字、微场景等）及内场（含通道、主会场、分会场3D视觉设计）平面设计：所有大小会场平面布局图、主kv设计及所有物料延展设计（包括但不限于会务手册、屏幕画面、资料袋、服装、接站牌等）外场氛围设计方案

十一、外场布置

①机场/高铁站氛围营造（T1和T****楼到达层、机场户外广告大屏播放大会宣传图片、vip休息室背景板、高铁站贵宾休息室背景板等）

②市区主干道灯杆旗

③酒店附近电子显示屏宣传

④酒店周边区域道旗

十二、酒店内场氛围营造

①公共区域搭建布置

②展览展示布置

③主会场布置

④分会场一布置

⑤分会场二布置

⑥媒体采访室布置

⑦三方会议室会场布置

⑧会见室布置

十三、间接费

十四、税金

时间：要求在2023年5月12日（暂定，具体以活动举办时间为准）完成所有工作（含策划及实施）。

地点：采购人指定地点。

质量要求

（一）整体服务工作要求

1、根据组委会要求，制定各项方案，配合执行相关方案进度计划，保证方案顺利完成；

2、根据组委会要求，协助完成参会领导、嘉宾、工作人员、媒体、相关单位的会议邀请和通知发放（电话、传真、 邮件）、统计参会情况等；

3、根据组委会要求，成立各工作小组，配合各工作组的工作展开；

4、根据组委会要求，提供必要的相关办公设备及办公用品，保障后勤工作；

5、根据组委会要求，制定大会票证方案，设计、制作和发放各类票证；

6、派驻工作人员参与组委会日常工作（自中标之日起到总结会结束为止）会前 20 天根据工作量情况适当增加工 作人员；

7、根据组委会的要求，完成资料整理和归档。

（二）特色活动策划要求

1、根据组委会要求，配合策划各项特色活动方案并组织实施，含开幕式、主旨演讲、大使论坛、市长对话、发布 环节、专题演讲及论坛、旅游投资推介会、联合会分支机构会议、旅游交易洽谈会、欢迎晚宴、闭幕晚宴、夜间文 旅项目考察、会后考察特色活动方案；

2、根据组委会要求，负责开幕式及所有分会场的相关会务服务保障工作，包括环节流程的把控、环节人员管理、 座次安排、人员指引等；

3、根据组委会要求，负责主会场、分会场周边氛围营造方案并组织实施；

4、根据组委会要求，负责展览展示的设计、搭建方案，并组织实施；

5、相关工作会议手册、接待手册、会后总结报告的设计排版与印刷。大会相关资料袋、会议指南、工作手册、会 议证件、车贴、席位卡、餐券等相应物料的设计与制作。

（三）参会人员管理要求

1、根据组委会要求，负责对组委会确定的所邀重要嘉宾提供接待服务并制定相关人员接待方案，具体人员名单由采购人提供；

2、根据组委会要求，负责对大会的部分嘉宾提供机票/高铁票预定工作；

3、根据组委会要求，负责对大会的所有工作人员进行接待培训；

4、根据组委会要求，负责会议期间参会人员的安全保障；

5、根据组委会要求，负责对邀请人员、工作人员、媒体代表签到、入住手续办理、领取资料、会期的咨询等相关 服务。

（四）用车管理要求

根据组委会要求，负责制定大会期间参会人员的用车服务方案，包括重要嘉宾用车服务、大会嘉宾用车服务、VIP 嘉宾用车保障等内容。

（五）住宿用餐管理要求

根据组委会要求，负责制定大会期间参会人员的住宿用餐管理方案，包括签到住宿方案、住宿环境方案、签到接待 方案、用餐方案（包含欢迎晚宴、闭幕晚宴）、用餐流程等内容。

（ 六）考察管理要求

根据组委会要求，负责制定大会期间参会人员的考察管理方案（包含夜间文旅项目考察及会后考察），包括考察线 路的制定和整体安排、考察线路的相关景点及单位对接、考察接待人员岗前培训等内容。

（七）宣传方案要求

1、根据组会委要求，配合组委会制定大会宣传策划方案，配合邀请电视台、网络、电台、报纸等媒体在大会前期、 中期和会后进行宣传报道，做好媒体的接待、组织和服务；

2、根据组委会要求，制定和组织实施媒体广告宣传方案，在主要交通要道沿路和周边设施、会场、机场、车站、 ****中心等重点场所设置好宣传牌和标语，营造浓厚会议氛围；

3、根据组委会的要求，****中心场所管理和服务。

（八）综合保障工作要求

1、根据组委会的要求，协助做好安全保障及维护会场秩序工作；

2、根据组委会的要求，协助做好饮食安全和医疗保障工作；

3、根据组委会的要求，协助做好会场疫情防控工作；

4、根据组委会的要求，做好应急预案管理。

（九）其他要求

1、要求活动形式符合国家法律法规，活动现场无重大安全事故发生，宣传报道积极、正面，****城市形象。

2、本项目采用费用包干方式服务，合同签订后，在项目实施中出现任何遗漏，均由乙方免费提供服务，甲方不再 支付任何费用。

1、验收要求：本项目按照《关于进一步规范政府采购项目履约验收工作管理的通知》（长财采 购[2016]6 号）文件，采用一般程序验收，中标人需提供实际服务内容清单作为验收依据，验收报 告作为申请付款的凭证之一。

2、要求活动形式符合国家法律法规，活动现场无重大安全事故发生，宣传报道积极、正面，****城市形象。

甲方权利:

1、甲方有权获悉乙方在本协议中提供的所有相关服务（服务内容为报价所列项目，服务标准以方案效果图和现场效果的匹配度，以及活动的准备工作的真实情况为准）。

2、甲方有权要求乙方按照协议约定内容提供相应优质服务。3、甲方可根据需要在活动日前对乙方负责人及工作人员进行相关培训或告知注意事项，乙方应予以配合。甲方的义务:1、甲方应积极配合乙方工作，在约定时间内如实提供对活动的具体要求、参加活动人员相关信息，并及时对乙方工作给予书面或邮件确认，以便乙方顺利开展工作。2、活动期间，甲方应指派专人负责与乙方进行沟通、协调。

3、活动过程中，甲方负责甲方活动参加人员的募集，如需乙方帮助，甲方可要求乙方在不影响工作进度的情况下进行。

4、甲方应按照协议约定时间支付活动款项。

5、会议期间双方应积极配合工作，遵守会议行程安排，共同顺利完成本协议下各项工作和全部活动的执行；

6、甲方在活动中应告知参会嘉宾遵守活动规则、遵纪守法，配合乙方会务工作人员执行本次活动。

7、甲方应告知与会嘉宾妥善保管随身携带的行李物品，损坏或丢失的，责任自负。

乙方权利:

1、为顺利开展工作，乙方有权要求甲方对其工作给予必要确认。在乙方重要工作未得到甲方书面确认（包括传真、电子邮件形式）的情况下，乙方可不予开展。

2、乙方有权核实甲方参加活动人员提供的相关资料信息。

3、乙方有权拒绝甲方参加活动人员提出的超出本协议约定的不合理要求。

4、乙方有权要求甲方按照约定支付协议款项。

乙方的义务:

1、乙方承诺拥有履行本协议的合法资质和能力。

2、乙方应按照协议约定提供优质服务。甲方有权根据服务内容及服务标准对乙方的活动准备情况及活动执行情况进行监督指导，如乙方无法达到双方约定的标准，乙方应在甲方指定的期限内进行整改，直至达到标准。如经过整改仍然无法达到甲方标准，则按照违约责任处理。

3、乙方应就活动相关事宜与甲方进行积极沟通，并随时向甲方通报工作准备及完成情况。

4、活动开始前，乙方应指派专人负责甲方服务，并向甲方提供必要的活动工作人员信息，并为甲方的指定负责人提供活动执行详细情况。

5、乙方根据甲方要求拟定活动行程并按照行程规定的活动、晚宴（会场搭建、流程管理、演艺人员管理、摄影摄像、制作物）等相关项目规定的要求和流程执行到位；

6、乙方选派工作人员全程服务，协助甲方的工作；

7、未经甲方事先书面同意，乙方不得将其在本协议下任何义务的部分或全部转让或转包给任何第三方；

8、按照本合同约定安排相关服务，未经甲方事先同意，不得擅自增减项目；

9、按照本协议的规定向甲方提供发票。

10、具体服务项目以报价单为准(附件一)，后期有增加或减少的项目，以实际发生费用为准。在无法及时更新合同及报价、结算单形式新增加的费用，乙方需要以邮件、短信的形式向甲方进行确认。

11、乙方负责管理相关供应商，把握服务进度，监督服务质量。12、乙方应当严格按照相关事项的安全流程操作，指派具备相关资质的人员进行操作。

1、质量瑕疵的补救措施和索赔

（1）如果乙方提供的产品不符合质量标准或存在产品质量缺陷，而甲方在合同条款第9条或合同的其他条款规定的检验、安装、调试、验收和质量保证期内，根据法定质量检测部门出具的检验证书向乙方提出了索赔，乙方应按照甲方同意的下列一种或几种方式结合起来解决索赔事宜：①乙方同意退货并将货款退还给甲方，由此发生的一切费用和损失由乙方承担。②根据货物的质量状况以及甲方所遭受的损失，经过甲乙双方商定降低货物的价格。③乙方应在接到甲方通知后七日内负责采用符合合同规定的规格、质量和性能要求的新零件、部件和设备来更换有缺陷的部分或修补缺陷部分，其费用由乙方负担。同时，乙方应在约定的质量保证期基础上相应延长修补和更换件的质量保证期。

（2）如果在甲方发出索赔通知后十日内乙方未作答复，上述索赔应视为已被乙方接受。如果乙方未能在甲方发出索赔通知后十日内或甲方同意延长的期限内，按照上述规定的任何一种方法采取补救措施，甲方有权从应付货款中扣除索赔金额或者没收质量保证金，如不足以弥补甲方损失的，甲方有权进一步要求乙方赔偿。

2、迟延交货的违约责任

（1）乙方应按照本合同规定的时间、地点交货和提供服务。在履行合同过程中，如果乙方遇到可能妨碍按时交货和提供服务的情形时，应及时以书面形式将迟延的事实、可能迟延的期限和理由通知甲方。甲方在收到乙方通知后，应尽快对情况进行评价，并确定是否同意迟延交货时间或延期提供服务。

（2）除本合同第20条规定情况外，如果乙方没有按照合同规定的时间交货和提供服务，甲方有权从货款中扣除误期赔偿费而不影响合同项下的其他补救方法，赔偿费按每周（一周按七天计算，不足七日按一周计算）赔偿迟交货物的交货价或延期服务的服务费用的百分之零点五（0.5%）计收，直至交货或提供服务为止。但误期赔偿费的最高限额不超过合同价的百分之五（5%）。一旦达到误期赔偿的最高限额，甲方可以终止合同。

（3）如果乙方迟延交货，甲方有权终止全部或部分合同，并依其认为适当的条件和方法购买与未交货物类似 的货物，乙方应对购买类似货物所超出的那部分费用负责。但是，乙方应继续执行合同中未终止的部分。

无