长沙经济技术开发区管理委员会长沙经开区第三届智能人机交互技术年会会务服务采购项目合同公告

除合同另有规定，合同单价和总价均已包括了为实施和完成本项目所需的直接费、管理费、利润、规费、编制费、技术服务费、设备费、人工费、税金、保险等费用，以及合同明示或暗示的所有责任、义务和一般风险，甲方不再另行支付其他任何费用。

3 .3.1 项目建设内容及要求：

（一） 论坛场地搭建布置

（二）论坛会场设备搭建

（三）摄影摄像

（四）会务服务

（五）论坛接待服务

（六）论坛公共保障

（七）论坛媒体宣传

3 .3.2 主要服务内容相关说明

乙方包材料、包制作、包质量、包运输、包安装摆放、包管理维护、包拆除、包安全、包税金等全过程服务。服务期内（运输、安装、摆放、维护管理、拆除）如发生安全事故（含人员伤亡等），由乙方负责处理，并承担与之相关的所有责任及费用。

1、 会展相关设备的 安装时间 暂定 为 2024年1月10日09点～2024年1月11日17点 ， 拆卸时间 暂定 为 2024年1月13日18点 ～ 2024年1月13日24点，具体时间以签订的采购合同为准。

2、配合甲方对会议场地进行各项会场设备及氛围导视摆放考察，具体场地以实际为准。独立完成对接酒店会议场地各项相关的事项工作。

3、乙方需派专业人员对接项目筹备需求。完成大会各项相关的设计工作、制作工作、宣传工作等。于大会前20天协助甲方统筹安排大会各项筹备工作的执行。

4、合理安排现场设备 （含物料、 氛围 、 导视 等）的 安装及摆放，统筹各操作板块负责人及执行人员。做好大会期间现场各项设计和物料的安装搭建和后期维护、会期的导视更换服务、大会前后的宣传协助工作。

5、负责配合甲方提供及汇报筹备工作、数据、执行所需资料。

6、负责各项会务资料、现场设备 （含物料、 氛围 、 导视 等） 安装制作服务的资料及信息的收集、导视画面信息内容的衔接及设计、 会场 进入及布场衔接。建档和结算统计等工作（会后半个月内完成）。

7、安全高效的处理突发事件；随时做好临时性维护修缮及补充的统筹和执行任务，必须在10分钟内响应，30分钟内完成维护修缮工作任务。

8、按照甲方需求，做好会务接待现场人员管理与组织实施执行服务方案。

9、负责对接接待酒店（酒店签到、住房、餐饮、会场等）、车辆（租车使用范围：高铁/机场-酒店往返接驳、酒店-展馆交通接驳、全天接待用车、工作用车）、会场（各论坛会场签到、布置、会场管理、茶歇等）、嘉宾落地接待（一对一服务、一对多全程管家式服务）等的前期准备、现场协调、执行结算等工作。

10、根据会议规模合理安排接待服务统筹及各分子板块负责人及执行人员。

11、负责各板块接待人员的组织、培训。

12、负责项目展期采购酒店的签到、房间安排、餐饮安排、资料发放等相关接待流程及服务。

13、负责项目会议期间的餐叙、公共用餐组织、协调、统计及管理工作（约500人每天）。

14、负责重要嘉宾的一对一、一对多接待服务（预计重要嘉宾20人）。

15、负责嘉宾接待资料的收集管理、归类、建档和结算统计及执行过程中的痕迹管理等工作。

16、安全高效的处理突发事件，随时做好临时性会务的接待任务。

17、负责会务接待各项物料的统筹工作。

18、配合甲方要求的相关会务接待相关物料设计工作，包含车贴、餐券、酒店背景板、接驳时刻表等。

5.2. 1乙方必须按照甲方的要求在规定的时间内完成所有物料及设备和氛围及导视设备的安装和拆卸

（ 1）搭建标准：按甲方提供的采购列表及需求清单进行制作安装并摆放到位。

（ 2）摆放要求：严格按照甲方要求，依据会议场地实际情况进行摆放。

（ 3）物料更换：根据甲方要求，乙方应保证展会期间各项物料的正常使用，易损耗材料按实际损耗进行更换，所产生的费用由乙方负责。

（ 4）维护保养：无论任何原因，乙方必须做好各项物料的巡查及维护，如甲方巡查人员发现乙方物料使用期间，有任何使用问题，乙方在接到信息后，30分钟内须整改到位。

（ 5）应急处置：服务期内，乙方必须向甲方报备固定值班人员，24小时电话值守，实时做好应急情况处置，对出现物料不能正常使用现象，由乙方免费维护，确保随时维护更新到位。

注：所有现场设备（含物料、氛围、导视等）需使用共计 3天（暂定2024年1月11日～2024年1月13日）。

5.2. 2现场物料搭建任务的特别说明

（ 1）乙方完成现场物料搭建任务后向甲方报告，由双方组织验收，签署验收合格单。

（ 2）交货前检查：

①在合同规定的日期前，甲方向乙方发出导视搭建进场的通知，自通知发出之日起乙方必须在规定时间内完成全部导视搭建安装，不计天气和其他条件的影响。

②在甲方规定的完成时限之日，乙方应配合甲方做好交货前的检查，如发现乙方未能按质按量完成任务，乙方须在1小时内按甲方要求做好整改和完成规定工作量并经甲方验收合格。

③如因乙方原因，在规定期限内未能完成工作任务并经验收合格的，甲方有权解除合同且不予结算。

5.2. 3人员配备及管理

（ 1）服务团队人员配备（共计不得少于12人）

①主要工作人员的配备：供应商为本项目配备的负责人不得少于6人，其中：总控至少2人，设计负责人至少1人，宣传负责人至少1人，文案负责人至少1人，执行负责人至少1人。

②对接项目筹备需求的专业人员不得少于3人。

③大会期间固定维护操作人员不得少于3人。

（ 2）服务团队人员管理

①服务团队全体人员必须服从指挥，听从安排，安全操作，举止文明。

②服务团队全体人员在甲方指定办公地驻场办公，执行期主要工作人员需与响应文件内一致，不得更换。

③乙方须为所派服务团队全体人员购买工伤保险和意外保险，服务过程中服务团队发生的一切责任事故均由乙方负责。

④服务团队人员住宿费用、工作餐由乙方负责。

5.3. 1验收方式：简易验收方式。

5 .3.2 合同签订后 30日历日内完成所有工作并通过甲方验收。

5.3.3 项目验收另有国家有强制性规定的，按国家规定执行，验收费用由乙方承担。由乙方向甲方申请项目验收，且确保验收资料的完整性和真实性。

5.3.4 验收的标准和依据：包括本采购项目的磋商文件、乙方的响应文件、政府采购合同和有关国家标准与行业规范。

5.3.5 验收过程中产生纠纷的，由质量技术监督部门认定的检测机构检测 ,如为乙方原因造成的，由乙方承担检测费用；否则，由甲方承担 。

5 .3.6 项目验收不合格，由乙方返工直至合格，有关返工、再行验收，以及给甲方造成的损失等费用由乙方承担。连续两次项目验收不合格的，甲方可终止合同，另行按规定选择其他供应商采购，由此带来的一切损失由乙方承担。

6.1甲方的权利与义务

6.1.1 协调相关部门配合乙方收集资料，及时提供项目所需资料；

6.1.2 在项目准备及进行过程中，给予乙方协助及支持；

6.1.3 甲方保证项目款按时到位，以保证项目的顺利进行；

6.2乙方权利与义务：

6.2.1 乙方应当根据合同要求确保项目服务期和成果质量；

6.2.2 乙方应根据甲方要求，确保项目如期完成；

6.2.3 允许甲方内部使用乙方为执行合同所提供的属乙方所有的成果；

6.2.4 未经甲方允许，对于甲方提供的技术资料属于甲方的成果，归甲方所有，乙方有义务保密，乙方不得将合同标的全部或部分向第三方转让，否则，甲方有权对因此造成的损失追究责任。

6 .2.5 项目整体验收完成后，乙方需将相关资料一次性移交给甲方。

7.4 乙方 不能在 合同 约定时间内完成 合同内容的 ，应承担相应的违约责任，每逾期一天，乙方应承担 实际结算 总金额万分之三的违约金，逾期超过三十天以上的（含三十天），甲方有权单方解除合同，并要求乙方承担实际结算总金额 30 %的违约金，造成甲方其它损失的，乙方应另行赔偿。

7.5 合同签订后，由于甲方原因或项目中止、终止而终止合同的，甲方应按完成的实际工作量支付服务费。

7.6 乙方进场前应向甲方提供所需要的资料清单，甲方应积极配合乙方收集资料。由于甲方相关资料提供的及时性和准确性造成的服务期限延误，服务期限顺延。

7.7 合同签订后，如乙方擅自中途停止或解除合同，乙方应向甲方支付违约金，违约金按实际损失的30%计算。违约金不足以赔偿甲方损失的，乙方应额外赔偿。

7.8 乙方提供的成果质量不合格的，乙方应负责无偿整改以达到质量要求。因成果质量不符合合同约定的要求而又非甲方提供的资料所造成后果时，乙方应对因此造成的直接损失负赔偿责任，并承担相应的法律责任，由于甲方提供的资料原因产生的责任由甲方自己负责。

7.9 对于甲方提供资料以及属于甲方的成果报告，乙方有保密义务，不得向第三人转让，否则，甲方有权随时单方解除合同，且不予支付合同费用，乙方还应按实际结算总金额30%向甲方支付违约金。

7.10 乙方在履行本协议过程中发生事故造成自身及第三方人身及财产损失的，由乙方自行承担和负责，甲方不承 担 任何责任。

7. 11 因乙方多次违反 本 协议约定（ 2次以上含2次），经甲方要求整改后仍存在或发生同种违约行为的，甲方有权单方面解除本协议，并有权根据实际发生且经验收合格的 调查报告 以本合同约定的结算 金额 按 80% 予以结算，由此造成的损失由乙方自行承担，同时要求乙方支付 实际结算 总 金 额 30% 的违约金。

7.12 乙方对提交的报告出现的遗漏或错误负责修改或补充。由于乙方报告错误造成甲方经济损失的，乙方应全额赔偿。

7.13 乙 方应按合同约定全面履行，否则视为违约，违约应赔偿给甲方损失的费用包括但不限于律师费、主张权利产生的差旅费、保全费、诉讼费等。

7.14 因不可抗力或上级政策、客观情况发生重大改变导致本协议不能继续履行的，本协议自行终止，双方互不承担违约责任。

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