长沙市芙蓉区档案馆：库房租赁服务采购采购需求公开

一、功能及要求：

由于芙蓉区档案馆档案库房库存空间不足，且不能满足中华人民共和国档案局颁发 的《档案馆建设标准》中档案库房的要求。鉴于目前机关不具备建设新的档案库房的条件，本采购项目采用由供应商建设租赁库房建设， 芙蓉区档案馆 进行租赁使用，租赁库房满足国家档案局颁发的《档案馆建设标准》中县级二类档案馆档案库房的要求。供应商完成建设后，移交芙蓉区档案馆直接管理。同步建设覆盖芙***平台，将芙蓉区所有单***平台，****大楼档案库房和租赁档案库房的档案，实现档案收集、整理、保管、利用等***平台。

二、相关标准：

《中华人民共和国档案法》 [2020年修订版]

《中华人民共和国档案法实施办法》 [2017年修订版]

《数字档案馆建设指南》

《档案馆建筑设计规范》 JGJ25-2010

《档案馆建设标准》 (建标103—2008)

《火灾自动报警系统设计规范》 GB50116—2013

《智能建筑设计标准》 GB/T50314-2015

《民用建筑电气设计规范》 JGJ16-2008

《安全防范工程技术标准》 GB50348-2018

《安全防范系统通用图形符号》 GA/T74-2017

《视频安防监控系统技术要求》 GA/T367-2001

《安全防范系统验收规范》 GA308-2001

《建筑与建筑群综合布线系统工程设计规范》 GB/T50311—2000

《信息技术客户通用电缆铺设要求》 ISO/IEC11801

《民用闭路电视监视系统工程技术规范》 GB50198-2011

《档案保管外包服务管理规范》

《数字档案馆（室）建设指南》

《机关档案管理规定》

《数字室建设评价指标》

《国家电子文件管理工作规划》

《数字档案馆系统测试办法》

《电子文件管理系统通用功能要求》（ GB/T29194-2012）

《电子文件系统测试规范》（ GB/T31021.2-2014）

《电子档案管理系统基本功能规定（ 2021年）》

《 建筑灭火器配置设计规范 》（ GB50140-2005 ）

《 档案馆高压细水雾灭火系统技术规范 》 DA/T 45-2021替代

《档案馆温湿度管理暂行规定》《档案库房技术管理暂行条例》

《电子文件管理系统建设指南》（ GB/T31914-2015)

《基于 XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）

《版式电子文件长期保存格式需求》（ DA/T47-2009）

《基于文档型非关联型数据库的档案数据存储规范》

如有最新标准按最新标准执行 。

三、技术规格：

建设内容

1.档案库房租赁服务

由供应商建设租赁库房，芙蓉区档案馆进行租赁使用。项目建设地址仅限长沙市内五区行政区域范围内。租赁库房的建筑面积大于 1000平方米，使用面积大于800平方米，库房电力满足10KV外线双电源进线供电，具备接收芙蓉区档案馆24万卷纸质档案的能力。项目整体在2022年12月31日前具备验收合格交付能力。租赁库房满足国家档案局颁发的《档案馆建设标准》中档案库房的要求。租赁方完成建设后，移交芙蓉区档案馆的工作人员管理，能满足《机关档案管理规定》中有关机关档案社会化服务的有关规定。

2. 供应商提供的租赁库房需满足以下标准：

供应商提供的档案库房需满足国家档案局令第 13号《机关档案管理规定》、《档案馆建设标准》、《档案馆建筑设计规范》等文件要求，档案库房需达到“九防”要求即：防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染。

2.1防火

严禁烟火：档案库房严禁烟火，严禁使用明火照明，要在明显处标识 “严禁烟火”警示牌；

照明设备：档案库房用电动力负荷需采用 380V三相供电，照明负荷采用220V单相供电；照明灯具宜选用40W或60W乳白色白炽灯，并加装防爆罩；档案库房要配备手电筒，以备停电时使用，严禁明火照明；

线路铺设：线路铺设必须为暗线，且根据要求选用线材；开关、插座必须符合安全要求；

灭火器材：库区配置国家档案库房建设标准中卤代烷自动消防灭火系统。库区外灭火器材需选用卤代烷灭火剂，灭火器材存放位置要方便取放，；

避雷设施：档案库房库房所在的建筑物需要建设有避雷设施。

2.2防盗

档案库房应安装防盗窗、防盗门，安全保管钥匙。建议安装防盗报警装置及监控设备。

2.3防紫外线

档案库房要使用白炽灯，禁止使用日光灯。档案橱俱摆放应与窗户垂直；档案库房窗户要有红黑两色窗帘，避免阳光直射档案。

2.4防有害生物

档案库房要及时投放防虫药物，推荐使用电子杀虫仪；档案库房禁止存放食物，要安置一定数量的防鼠盒，及时投放灭鼠药物。

2.5防水

库房设施：档案库房不宜安装水（气）暖；上下水管道禁止通过档案库房。

2.6防潮

温湿控制：档案库房需控制相对湿度为 50—65%；

防潮设备：档案库房要根据面积配备一定数量的温湿度仪和除湿机。

2.7防尘

入库前除尘，保持室内清洁、窗缝隙密封、设置纱窗、纱门。

2.8防高温

档案库房需建设空调设备温度一般控制在 14--24℃。

2.9防污染

档案库房要远离污染区，周围有空气污染的，档案库房门窗要进行密封处理。

3. 租赁库房的安全建设

3.1 基础设施安全建设

3.1.1 消防设施

A.按照 GB50140-2005 和 DA/T 45-2021 等标准配置消 防灭火设施，灭火介质不能对档案产生二次损害，不能污染环境，达到档案馆一级消防标准。

B.档案库房配有完善的防火系统和自动防火报警系统，配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查更换，并做好相应记录。

C. 配置消防控制室，提供全天候专人值守。

D. 档案库房不得跨越所属建筑的其他防火分区，库房之间的隔墙均应采用耐火极限不低于3.0h的防火墙，防火分区间及库房与其他部分之间的墙应采用耐火极限不低于4.0h的防火墙，其他内部隔墙可采用耐火极限不低于2.0h的不燃烧体。****楼板的耐火极限不应低于1.5h。

E. 档案库房建筑及每个防火分区的安全出口不应少于2个。

3.1.2 安防设施

A.库房的周边、所有出入口、办公室、借阅室、档案消毒室、档案存储区域和电梯等，均应设有 24 小时无盲区监控录像系统，录像系统具备180日以上存储能力，能随时供档案馆管理人员查询。人员出入库区必须通过安全检查。

B.库房安装防盗自动报警装置，并定期检查更换，并做好相应记录。

C.配置安防控制室，提供全天候专人值守。

3.1.3 安全保卫

1.定期检测消防、安全监控设备和申路等运行情况，建立消防等安防预案。

2.设施设备检查、安全值班、监控巡视记录应长期保存，不少于协议保管期满后10年，以备查阅。

3.建立每日及节假日安全值班制，节假日放假前，进行全面安全检查，以确保档案的安全。

4.定期对库房进行防虫、防霉、防鼠等处理，保证档案安全。

3.1.4 人员管理

1.工作人员必须熟悉档案法律法规及档案工作规章制度与标准，并具备符合岗位需求的相应业务技能。

2.工作人员必须定期参加档案安全教育相关培训，满足实际工作需要。

3.与员工依法签订劳动合同和保密协议。

3.1.5 保密

1.必须履行保密义务，不翻阅、不传播、不泄露所保管档案的任何信息。

2.建立档案安全保密制度，加强档案信息的安全管理。

3. 定期向档案馆报备主要负责人和安防人员的变动情况。

3.2 租赁库房的智能建设

档案库房在建设中要完全按照国家档案局《档案馆建筑设计规范》《档案馆温湿度管理暂行规定》《档案库房技术管理暂行条例》等有关档案安全保护的管理技术要求设计完成，突出了档案库房档案安全保护的 “档案馆九防”(即防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫、防鼠等)要求。

库房硬件环境系统建设，包括库房视频安防监控系统、手摇密集架、智能恒温恒湿控制系统、七氟丙烷灭火系统、门禁系统。

***平台系统，对库房环境系统的自动化设备进行集成，开发统一的软件系统界面，实现各自动化设备统一管理。

3.2.1 ***平台建设

***平台，分布式采集单元、区域监控设备、档案管理设备、***平台，实现对全档案馆库房的一体化监控管理。系统在满足测点数据接入及性能指标基础上，实现告警、权限、报表、联动控制等功能的统一管理、统一展示，并具备在线升级及扩展能力，满足档案库房智能化、自动化、信息化的管理要求。

3.2.2 库房环境监控管理

通过采集环境温湿度、空气质量等数据，结合恒湿消毒净化一体机监测子系统，对库房内恒温恒湿与净化设备进行管理和控制，实现环境参数变化与设备间的智能联动控制。同时集成安全防范、智能灯控、超声波防鼠等子系统，全方位保障档案库房和实体档案的安全。

库房环境监控管理应包含：库房防鼠设备、漏水检测设备、温湿度监测设备和湿度控制设备。

3.2.3 库房自动化管理系统

1.恒温恒湿系统

通过在库房内安装温湿度传感器实时监测库房的温度和湿度，然后再通过监控恒湿消毒净化一体机和空调，对一体机和空调进行实时控制，当库房的温度降低（或升高）的时候让空调关闭（或开启）制冷；当库房的湿度低于（或高于） 45%时控制一体机进行加湿（或除湿）。

纸质档案库房的温湿度要求应符 14-24℃，相对湿度45%-60%的规定。

恒温恒湿系统应包含：温湿度监测设备和湿度控制设备。

3.2.4 库房漏水监控

在空调、除湿机周围或其他可能发生漏水的位置铺设漏水监测绳，漏水绳和漏水控制器连接。

库房应防潮、防水，屋面防水等级应为 Ⅰ级；地下防水等级应为一级，并应设置机械通风或空调设备。

室内外地面高差不应小于 0.50m；室内地面应有防潮措施。

3.2.5 照明系统

档案库房的照明系统应该达到以下规范：工作场所应设置一般照明；不同区域有不同照度要求时，应采用分区一般照明；档案库房灯具光源应急点亮的响应时间不应大于 0.25s；档案库房应采用高光效 LED 灯具或其他无紫外辐射、红外辐射的灯具。

3.2.6 空气净化监控

在库房内关键位置安装空气质量检测变送器，可控制并管理各库房的空气质量，可动态显示库房 CO2、PM2.5、PM10、TVOC等。

按照国家标准档案库房温度达到 14 ℃~24 ℃，相对湿度达到45%~60%，空气流速达到0.3m/s(空调出风口) ，新风量达到30m3/(h·人)，二氧化硫(SO2)小于0.01mg/m3，二氧化氮(NO2)小于0.01mg/m3，臭氧(O3)小于0.01mg/m3，颗粒物：PM10 小于0.15mg/m3、 PM2.5 小于75μg/m3，甲醛(HCHO)小于 0.10mg/m3，氨(NH3) 小于0.20mg/m3。

空气净化监控应包含：库房空气质量监测设备。

3.2.7 安防、消防监控

消防系统整合库房内各消防设备，包括烟雾报警器、灭火设备、库房漏水报警设备等，进行统一的管理和监控，自动记录设备运行情况，相互协调联动工作，保障实体档案以及库房内各设备的安全。

3.2.8 档案装具

档案装具排列要求：主通道净宽不应小于 1.20m；两行档案装具间净宽不应小于0.80m；档案装具端部与墙的净距离不应小于0.60m；档案装具背部与墙的净距离不应小于0.10m。

档案装具需满足存放 24万卷纸质档案的能力。立柱采用1.5mm厚优质冷轧钢板，门框、门板采用1.0mm厚优质冷轧钢板，门面表面平整、搁板采用1.2mm厚优质冷轧钢板满足承重要求、轨道垫板采用2.0mm厚优质冷轧钢板，轨道座及轨道采用防锈处理，美观大方耐用。密集架要求外形美观、结构新颖、刚性足、承重能力强，调节层距灵活、与挂板配合牢固且无缝隙，具有良好的防尘、防鼠、防潮功能。满足国标及现场存储要求。

4.***平台建设

按照档案管理人员的工作场景建立一个覆盖档案管理全流程的工作服务管理系统，实现档案数据的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、统计、编研等功能，适用于档案生命周期管理。可依据授权向第三方系统开放接口，包括 OA办公系统及各业务系统，建立集成其他业务管理系统实现接收与归档实现文档一体化、智能化、***平台。实现各类档案信息资源的共享，同时对各类档案形成的全过程进行监督。针对不同利用对象，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求，***平台。保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。通过档案信息化建设后，可适用于单位与各下级隶属单位。

将***平台，纸质档案搬迁至租赁库房依然可以便捷使用，***平台实现即可在芙蓉区档案馆内查档。

***平台包含以下内容：

4.1档案资源管理系统

系统应依据《数字档案馆（室）建设指南》《数字档案馆系统测试办法》等国家相关标准规范进行设计开发。是平台化、无插件、易交互、高性能的软件产品。系统以档案业务应用服务为基础未来可通过升级、增加或替换原有的应用服务，不断满足档案业务发展的要求。

4.2电子档案管理系统

电子档案管理系统应满足《电子文件管理系统建设指南》（ GB/T31914-2015)、《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）、《电子档案管理系统基本功能规定（2021年）》等有关要求，确保电子档案统一规范的管理，确保电子档案的真实、完整、安全、可用，贯彻前端控制原则、文档一体化及全程管理原则，打通从业务系统到电子档案管理系统，再到电子档案长期保存系统的信息通路，实现了文件全生命周期管理。

4.3电子档案长期保存系统

系统应遵循《基于 XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）《基于文档型非关联型数据库的档案数据存储规范》 等相关标准规范，满足了档案部门的电子档案长期、可靠的保存需求，保证电子档案存储过程中的真实性、完整性、可用性、安全性。

4.4多媒体档案管理系统

多媒体档案管理系统应能实现各类多媒体档案的统一收集、管理、保存和利用。对在各类业务中产生的图片、音视频进行统一收集和管理，形成区档案馆多媒体库；系统应具有在线征集、关键信息自动提取、视频自动分段、关键帧提取、审批控制；前端发布展示、图片墙展示、热点推送、视频精选、视频在线点播等功能。

4.5档案远程预约利用系统

系统应能实现各类用户利用电子、实物档案的全流程管理，减少用户往返档案馆次数，提升档案利用、管理效率。系统应能支持对电子档案真伪校验、检索、远程授权（原文浏览、下载、打印等授权）等功能，确保电子档案在线利用的有效性和安全性。系统需提供了对实体档案预约时间的设置、在线归还、到期提醒、自助打印等功能。

4.6应用支撑系统

4.7接口对接

***平台应能提供长沙市芙蓉区目前在用 OA办公系统收发文接口和档案借阅审批接口：具备通过查询条件检索文档数据进行文档借阅登记；根据不同档案文档类型调用 OA 借阅审批流程； 流程通过 OA 工作流审核完成后，***平台,借阅成功后用户可在借阅列表中查阅所借信息； 针对借阅中的档案，档案用户可时时查看审批进度等的功能。

***平台应能在在芙蓉区档案系统范围内建立具有统一、灵活、高效、***平台，以档案信息展现为主要目标；***平台；与 OA 业务系统的集成，形成信息共享、***平台；实现芙蓉区档案馆公文自动流转、在线申请档案等功能。

所需接口清单：

序号	系统名称	数量	单位
1	OA 办公系统收发文接口	1	套
2	统一用户管理接口【 机构表、用户表， O A 角色表、单点登录 】	1	套
3	档案借阅审批接口	1	套
4	智能馆库接口、系统联动【九防设备联动】	1	套

四、交付时间和地点：

服务地点：长沙市芙蓉区档案馆。

服务期限 ：三年（合同一年一签）

五、服务标准：

一、服务要求：

（一） 安全及物业管理要求

1.供应商应有24小时安保巡逻。

2.供应商库房园区应具有专业的消防控制系统或设备装置，并经当地消防管理部门验收合格。

3.供应商具有货物搬运辅助工具和服务能力。

（二） 档案转运要求

本项目包含档案转运工作，中标供应商需将存放在长沙市芙蓉区档案馆的部分档案和相关设施设备转运至目标库房 (含档案下架、上架，设施设备拆卸)。在签订合同后15个工作日内，中标供应商需提供完整的档案转运方案和安全操作规范，经采购人书面同意后开始转运工作

（三） 质量、安全、技术规格、物理特性等要求术要求

在库房建设中需按照国家档案局《档案馆建筑设计规范》《档案馆温湿度管理暂行规定》《档案库房技术管理暂行条例》等有关档案安全保护的管理技术要求设计，突出档案库房档案安全保护的 “档案馆九防”(即防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫，防鼠等)要求。建设智能库房管理系统，***网络技术支持，使租赁库房纳入芙蓉区档案馆的统一管理，

***平台需满足 2022国家安全可靠战略的要求，支持国产化环境的应用及部署，以及在数据安全上采用了高保密及多种把控方式。

二、售后服务

1.服务期间，项目团队确保7*24小时响应，及时解决服务需求。

2 .免费提供 三 年的售后维护期，包括库房的软硬件设备设施、智***平台。

3.建设工程质量标准： 符合《工程施工质量验收规范》合格标准 。

4.交付产品符合国家相关环保标准、质量标准要求，符合采购人采购要求。

六、验收标准：

验收要求

1. 本项目 第一个合同年在 项目整体建设安装调试完毕并 试 运行 1个月 后 采用一般程序验收 ， 后两个合同年由采购人自行组织验收 ，根据合同规定和相关国家标准对项目结果进行验收。并对有异议和疑议项提出书面说明，如果无异议，双方签署验收合同报告， 验收 费用包含在项目预算中。

2. 项目验收不合格，由 中标供应商 返工直至合格，有关返工、再行验收，以及给采购人造成的损失等费用由中标人承担。连续两次项目验收不合格的，采购人可终止合同，另行按规定选择其他供应商采购，由此带来的一切损失由 中标供应商 承担。

3. 采购人与 中标供应商 双方签署验收证书后并报同级政府财管部门备案后，产品才视为验收合格，并开始计算 售后服务期 。

七、其他要求：

一、项目其他要求

1.付款方式：首次支付是在验收合格交付使用9 0 日内，支付第一年的费用，周期满一年时续签合同后 9 0 日内支付当年租赁费用，每次付费的同时须中标供应商开具正规发票，付款流程按采购人的财务制度执行。

2.本项目采用费用包干方式进行，中标供应商负责档案转运和保管过程中所需的工作设备、工具、消耗材料、设备及工具更换配件及维护、各类损耗、人员工资、社保费用、伙食补贴、工装费用、福利奖励、企业管理费、水电费、物业停车费、法定税费和其他有关的所有费用全部由中标供应商自行负责，采购人不再另行支付其它费用。

3.供应商报价时应将库房设施设备日常运行产生的水电费、物业费、采购人调阅档案和法定节日前安全检查产生的停车费(每次不超过1台车)包含在内。中标供应商不得额外向采购人收取前述两笔费用。

4. 后续根据采购人提供的档案编号按 照顺序上架，存放在指定位置。

5.中标供应商在服务过程中所提供的产品应符合有关国家质量检测标准和项目要求。订立合同时，中标供应商需与采购人签署保密协议。

6.中标供应商应根据项目要求和现场情况，详细列明项目所需所有费用，如一旦中标，在项目实施中出现任何遗漏，均由中标供应商免费提供，采购人不再支付任何费用。

7.中标供应商提供的库房租赁服务，达不到合同约定的服务标准时，自采购人提出书面整改通知一周内整改到位、一周整改不到位的情况超3次及以上，采购人有权终止服务合同。

8.采购人如若发现供应商有提供虚假证明资料，将上报监管部门严肃处理。

9.供应商在响应前，可自行踏助现场，有关费用自理，踏勘期间发生的意外自负。

二、对于上述项目要求，供应商应在响应文件中进行会议，作出承诺说明。

采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。